Diarium, registratur och arkiv
Region Norrbotten förvarar olika typer av dokumentation från våra olika verksamhetsområden. Det kan röra sig om offentliga eller sekretessbelagda allmänna handlingar, till exempel handlingar avseende administration, patientjournaler eller Norrbottens kultur och historia.
Från Region Norrbotten kan du få en kopia av offentliga handlingar i pappersform, digital form, läsa handlingar på plats, spela in eller skriva av dem.
Vid begäran av handlingar som omfattas av sekretesslagen måste först prövningen om begärda handlingarna får lämnas ut eller inte genomföras. Om uppgifterna inte kan lämnas ut kan du begära att få ett skriftligt beslut med uppgift om hur beslutet kan överklagas.
Region Norrbotten har under vissa förutsättningar rätt att ta ut avgifter för utlämnande av allmänna handlingar.
Diarium och registratur
Region Norrbotten har rätt att ta ut en avgift för utlämnande av kopior av allmänna handlingar. Avgiften ska följa kommunallagens bestämmelse om självkostnadsprincip (2 kap. 6 §), där den avgift Region Norrbotten tar ut inte får överstiga de sammanlagda kostnaderna för papper eller annat medium och bruk av maskiner. Någon avgift för nedlagd arbetstid är inte möjligt att ta, med undantaget avskrifter, det vill säga transkribering eller manuell kopiering.
Även kommunallagens bestämmelse om likställighetsprincip ska följas (2 kap. 3 §), vilket innebär att regionen måste behandla alla sina medlemmar lika, oavsett särskilda intressen. Således tas inte varierande avgift ut beroende på handlingens innehåll. Som rättesnöre används vissa bestämmelser i avgiftsförordningen (4 §, 15-17 §§) som betraktas förenliga med kommunallagen.
Mottagaren ska betala avgiften mot faktura. Om handlingarna skickas per post tillkommer porto och eventuell avgift för rekommenderat brev.
| Typ av handling | Avgift |
| Digitalt skapad, inskannad eller fotograferad kopia | Sida 1-9 kostnadsfritt. 10 sidor kostar 50 kronor. Därefter tillkommer en avgift på 2 kronor per sida. Med sida avses här en enskild kopia oavsett storlek |
| Papperskopia i A4-format | Sida 1-9 kostnadsfritt. 10 sidor kostar 50 kronor. Därefter tillkommer en avgift på 2 kronor per sida |
| Avskrift | 125 kronor per påbörjad fjärdedels arbetstimme |
| Leverans på digitalt lagringsmedia | Inköpskostnad för lagringsmediet |
Undantag från avgift
Nedan finns angivet undantag för när avgift för kopia på allmän handling inte ska tas ut:
- En enskild har rätt att utan kostnad få ut ett registerutdrag i enlighet med dataskyddsförordningen. Ett registerutdrag är bl.a. en bekräftelse på vilka personuppgifter regionen hanterar om den enskilda.
- Journalkopior som tillställs Socialstyrelsen inom ramen för dess tillsynsverksamhet.
- Kopior till Justitieombudsmannen (JO).
- Kopior till Justitiekanslern (JK).
- Kopior till Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN).
- Kopior till Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag (LÖF).
- Kopior till andra vårdenheter där en patient vårdas när det behövs för vården på den andra enheten.
- Kopior till Försäkringskassan.
Information om hur du får ut din journal och kan ta del av den hittar du under Din journal
Om du vill ta del av allmänna handlingar som rör Region Norrbotten kan du söka dessa bland våra diarieförda handlingar och kontakta registraturen via e-post eller telefon.
Telefon: 0920-28 40 00
E-post: regionnorrbotten@norrbotten.se
Vill du ta del av Norrbottens kultur och historia är du välkommen att ta kontakt med Norrbottens museums arkiv. Det kan röra sig om dokumentationer av bebyggelse och samtidsfenomen, arkeologiska undersökningar och utställningar. I arkivet finns även handlingar från företag, gårdar och privatpersoner som skänkts till museet samt avskrifter och kopior från andra arkivinstitutioner med material som rör Norrbotten.
Kontakt
Välkommen att höra av dig till oss. Vi hjälper dig med ditt ärende.
Tänk på att aldrig mejla känslig information som exempelvis personnummer då allt som mejlas in blir en allmän handling.
Registraturen kontaktar du om du exempelvis vill ha ut allmänna handlingar.
Exempelvis:
- protokoll
- avtal
- upphandlingar
Registraturen tar inte hand om följande begäran:
- Patientjournaler
- Anställningsbevis från regionen.
- Du kan inte avboka en tid hos en vårdenhet.
Telefon och e-post
Telefon: 0920-28 40 00
E-post: regionnorrbotten@norrbotten.se
Besöksinformation
Regionhuset
Robertsviksgatan 7
971 89 Luleå
Växeltelefon: 0920-28 40 00
Telefon till receptionen: 0920-28 42 52
Postadress
Region Norrbotten
971 89 Luleå
Regionarkivet
Om du vill begära ut din egen eller en anhörigs journal ska du i första hand vända dig till den klinik eller hälsocentral som upprättat journalen.
Du kan göra detta på två olika sätt:
- Logga in på 1177.se och begär ut din egen journal via vårdmottagningens eget kontaktformulär.
- Ring till vårdmottagningen och berätta vad du vill begära ut. Om du inte vet telefonnumret kan du ringa till Region Norrbottens växel på 0920-28 40 00 och be att få bli kopplad till en läkarsekreterare på kliniken eller hälsocentralen i fråga.
Eftersom de flesta patientjournaler idag finns tillgängliga digitalt på regionens kliniker och hälsocentraler, ska Regionarkivet kontaktas endast när handlingstyper enligt nedan begärs.
- Äldre patientjournaler i pappersform från sjukhus och vårdcentraler som drivs eller har drivits av Region Norrbotten (tidigare Norrbottens läns landsting)
- En del barnhälsovårdsjournaler, även från senare år
- Patientjournaler från ett fåtal nedlagda privata vårdinrättningar inom länet, såsom Sensia och LKAB-hälsan
- Kursinformation och betyg från Vårdhögskolan och en del andra utbildningar
- Handlingar från barnhem, vårdhem och andra inrättningar som drivits av landstinget
- Pappersoriginal av regionens diarieförda handlingar
- Aktuella patientjournaler (begärs ut från respektive klinik)
- Patientjournaler från de flesta privata vårdinrättningarna inom länet
- Journaler och betyg från grundskolor i kommunal regi
- Handlingar från andra regioner och landsting än Region Norrbotten
När du begär ut en handling från Regionarkivet ser vi helst att du skickar in din begäran i skriftlig form – antingen med e-post eller vanlig post.
För begäran av patientjournal finns ett anpassat formulär som kan laddas ned på denna sida.
Vad vill du begära ut?
På Regionarkivet förvaras äldre patientjournaler i pappersform, varav de flesta tillhör patienter som redan hade avlidit när man började överföra pappersjournaler till digitalt format kring 2000-talets början. Om du vill begära ut en av dessa äldre journaler är det till Regionarkivet du vänder dig.
Formulär för begäran av patientjournal – digital version
Sparas ned till din dator och skickas in med e-post till regionarkivet@norrbotten.se.
Formulär för begäran av patientjournal – utskriftsversion
Skickas in med vanlig post.
Information om de vaccinationer du fick som barn finns oftast dokumenterade i din barnhälsovårdsjournal, också kallad BHV-journal eller BVC-journal. För att vi ska kunna söka fram den behöver du uppge vilken hälsocentral du besökte för din barnhälsovård – eller, om du inte kommer ihåg, i vilken kommun du bodde under de aktuella åren. Söker du journalen för ett barn som fortfarande går på BVC, är det direkt till hälsocentralen du ska vända dig.
Vaccinationer i vuxen ålder dokumenteras av mottagningen som vaccinerar dig. För uppgifter om dessa vänder du dig till mottagningen direkt.
Klockslaget för din födsel samt information om vikt, längd och huvudomfång vid födseln finns dokumenterat i din mors förlossningsjournal. Ibland har en kopia av förlossningsjournalen sparats i din egen BHV-journal, men så är inte alltid fallet. Du behöver uppge både ditt och din mors namn och födelsedatum för att vi ska kunna söka fram uppgifterna.
Om du även vill ha kopior ur förlossningsjournalen, behöver du begära ut den på samma sätt som andra patientjournaler. Vänd dig då i första hand till det BB där du föddes.
För att vi ska kunna söka fram ett betyg eller examensbevis åt dig behöver du uppge ditt namn och personnummer, vilken utbildning det rör sig om samt under vilka år du gick utbildningen.
Kontakta Regionarkivet direkt om du vill ta del av andra typer av handlingar än dem vi har nämnt här. Vi gör vårt bästa för att hjälpa dig.
E-post: regionarkivet@norrbotten.se
Telefon: 0920-719 93 under kontorstid (avvikande tider kan förekomma)
Offentlighetsprincipen innebär att du har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter. Den här rätten ingår i tryckfrihetsförordningen som är en av våra grundlagar. Offentlighetsprincipen gäller oavsett om du har svenskt medborgarskap eller inte, såvida inte någon annan lag föreskriver annat.
Alla handlingar som kommer in, upprättas eller expedieras hos en myndighet är allmänna. En allmän handling kan vara såväl offentlig som sekretessbelagd. En offentlig handling är tillgänglig för dig medan en sekretessbelagd är hemlig. De allra flesta handlingar är dock offentliga.
I Sverige finns en sekretesslag som reglerar vilka handlingar som får vara hemliga. Patientjournaler är ett exempel på allmänna handlingar som är sekretessbelagda. De flesta administrativa handlingar är offentliga. När det gäller upphandlingsärenden och anbudstävlingar gäller dock sekretess tills ärendet är avgjort.
När du frågar efter handlingar som är allmänna eller offentliga så har du i de allra flesta fall rätt att vara anonym. I vissa fall, när det gäller sekretessbelagda handlingar, så måste du dock legitimera dig. Vi måste helt enkelt kunna avgöra om utlämningen av handlingarna kan orsaka men eller skada.
En handling kan vara såväl ett pappersdokument som en digitalt lagrad fil på till exempel dator, CD, DVD eller video. Begreppet handling är alltså inte teknik- och mediaberoende.