Cosmic – frågor och svar om Region Norrbottens nya journalsystem
Med Cosmic som nytt journalsystem tar Region Norrbotten ett stort steg framåt i vårdens digitala utveckling. Här har vi samlat svar på de vanligaste frågorna om systemet, från dess fördelar och funktioner till hur vi arbetar för att förbättra användarupplevelsen. Lär dig mer om Cosmic och dess roll i vården.
Varför kunde inte Region Norrbotten flytta över all patientdata automatiskt till det nya journalsystemet?
Förutsättningarna skiljer sig mellan regioner och Region Norrbotten har tagit ett av de största kliven i Sverige genom att lämna ett journalsystem som varit i drift i över tre decennier. Andra regioner som gått över till Cosmic har utgått från modernare system där data redan är strukturerad, vilket gjort det möjligt att genomföra större automatiska överföringar.
Region Norrbottens gamla journalsystem VAS, som användes i över 30 år, är ett fritextbaserat journalsystem. Cosmic är strukturerat och bygger på listor. På grund av dessa skillnader var det inte möjligt att föra över information data automatiskt utan att riskera kvalitetsproblem. Det hade krävt ännu mer omfattande manuellt arbete för att rätta till fel i efterhand. Därför valdes en manuell överföring från början för att säkerställa att rätt patientinformation hamnade rätt i det nya journalsystemet så att vi därmed kan upprätthålla patientsäkerheten.
Hur påverkar Cosmic patientsäkerheten och patientens upplevelse?
Patienter behöver inte göra något i samband med systembytet. Det nya journalsystemet förbättrar administration och patientflöden på sikt, men under den första tiden efter övergången kan väntetider vid besök bli längre. Det beror på att medarbetarna fortfarande vänjer sig vid systemet och manuellt uppdaterar vissa uppgifter.
Ingen patientdata försvinner eller tas bort i samband med övergången. VAS sparas som en läskopia, vilket gör att vårdpersonalen har tillgång till historiska uppgifter vid behov.
Vad gäller för receptförnyelse under de första månaderna?
Vi uppmanar alla patienter att förnya sina recept i god tid innan de går ut. Det kan uppstå längre väntetider för receptförnyelse under den första tiden efter systembytet, eftersom vissa delar av informationen behöver hanteras manuellt. Detta är en del av stabiliseringsfasen och ett resultat av övergången till det nya journalsystemet. Vi arbetar intensivt för att hitta snabbare lösningar och minska eventuella förseningar så att patienternas behov tillgodoses.
Hur säkerställs att personalen hinner med övergången till Cosmic?
Vi arbetar kontinuerligt med att förbättra och uppdatera arbetssätt och rutiner för att göra systemet smidigare och effektivare, särskilt när det gäller hanteringen av läkemedelslistor och andra administrativa moment.
Vi visste att den inledande fasen skulle bli intensiv med fokus på att identifiera och åtgärda buggar. Kortsiktigt arbetar vi med att förbättra rutiner och arbetssätt för att effektivisera arbetet. Långsiktigt ska vi nyttja möjligheterna att anpassa Cosmic för att kunna minska den administrativa arbetsbördan och därmed frigöra mer tid för vårdpersonalen att fokusera på patienterna. Vi ger också extra stöd till medarbetarna för att hantera den ökade arbetsbelastningen under denna period.
Besöken tar lite längre tid under denna fas, och vi ber både personal och patienter att ha tålamod medan vi fortsätter att utveckla arbetssätt och skapa långsiktiga förbättringar.
Hur fungerar samarbetet med andra regioner?
Region Norrbotten har infört Cosmic i samarbete med flera andra regioner i Sverige. Inom en snar framtid kommer 19 av Sveriges 21 regioner att använda någon version av samma journalsystem. Detta skapar en hög grad av enhetlighet inom vården över hela landet och möjliggör enklare samarbete och erfarenhetsutbyte mellan regionerna.
Även om varje region använder sitt eget, fristående journalsystem som inte är direkt kopplat till andra regioner, innebär den gemensamma plattformen att det på sikt blir möjligt att enklare dela data och information mellan regioner. Cosmic är en viktig del i att bygga en mer sammanhållen och effektiv vård i Sverige.
Hade vi kunnat anpassa Cosmic mer före införandet?
Cosmic är anpassat till många av vårdens specifika behov i Region Norrbotten, men det är ett system som utvecklas och förbättras kontinuerligt. Vissa anpassningar kan bara göras fullt ut efter införandet, när vi ser hur systemet fungerar i praktiken. På sikt kommer vi att kunna göra fler justeringar och tillägg för att ytterligare förbättra användarupplevelsen och anpassa systemet till våra arbetssätt.
Det är också viktigt att komma ihåg att VAS utvecklades och anpassades under 30 år. Cosmic är i början av sin resa hos oss, och vi kommer fortsätta att arbeta med att optimera och förbättra systemet över tid för att möta vårdens behov på bästa möjliga sätt.
Kommer Cosmic vara mer effektivt och tidsbesparande jämfört med VAS?
I början kan Cosmic kännas långsammare eftersom det är nytt och personalen behöver tid att vänja sig vid systemet och de nya rutinerna. På sikt kommer Cosmic att effektivisera arbetsflödena genom bättre struktur, färre manuella steg och en smidigare hantering av information. Målet är att Cosmic ska bidra till att spara tid och frigöra resurser för att personalen ska kunna fokusera mer på patienterna.
Kommer Cosmic att bli snabbare och hur bra kan det bli?
Cosmic är designat för att effektivisera vårdens arbetsflöden och minska den administrativa bördan. Inledningsvis kan systemet upplevas som långsammare eftersom medarbetarna behöver lära sig nya arbetssätt och funktioner. Men när systemet används fullt ut är målet att det ska vara snabbare, mer intuitivt och ge tidsvinster jämfört med VAS.
VAS, som tjänade vården i över 30 år, hade anpassats och förfinats under lång tid. Cosmic har däremot en modernare grund och bättre möjligheter att vidareutvecklas, vilket gör att det på sikt kan ge ännu större förbättringar. Systemet är framtidssäkrat och utformat för att stödja vårdens behov av digitalisering, standardisering och effektivisering.
Även om det initialt har funnits utmaningar i övergången, kommer Cosmic att bidra till effektivare arbetsflöden, förbättrad patientsäkerhet och en bättre helhetslösning för vårdens behov. Dess kapacitet att anpassas och vidareutvecklas innebär en stor potential för att stödja vården både nu och i framtiden.
Vilka möjligheter finns med Cosmic som inte fanns i VAS?
Cosmic erbjuder flera möjligheter som inte var möjliga med VAS, bland annat:
- En sammanhållen journal: All information om patienten finns på ett ställe, vilket gör det enklare att få en överblick och undviker dubbelarbete.
- Patientflödesperspektiv: Dokumentationen kan ske i form av hälsoärenden som följer patienten genom hela vårdförloppet.
- Stöd för nationell kunskapsstyrning: Systemet stödjer standardiserade vårdförlopp och nationella riktlinjer, vilket bidrar till en mer jämlik vård.
- Ökad patientdelaktighet: Cosmic möjliggör att patienter kan få bättre insyn i sin egen vård och tillgång till relevant information.
- Framtidssäker plattform: Cosmic kan kontinuerligt utvecklas och förbättras med nya funktioner och teknologier, till skillnad från VAS som hade nått sin tekniska gräns.
Sammanfattningsvis är Cosmic en plattform som ger vården nya verktyg för att möta dagens och framtidens krav. Med rätt stöd och kontinuerlig utveckling har systemet potential att skapa en mer effektiv, säker och patientfokuserad vård.
